Como Gerir e Planear o teu tempo

O objetivo da organização é acima de tudo simplificar a nossa vida, facilitar o nosso quotidiano e tornar o nosso dia mais fluído. Mas para isso acontecer é necessário ter noção de como o nosso dia é feito. Neste post vou partilhar contigo como optimizo o meu tempo e como planeio a minha agenda para assim aumentar a minha produtividade. Fiz um esquema simples para mostrar como organizo a minha vida.

O que vou sugerir pode parecer muito trabalhoso, mas prometo que só será no inicio, pois esse trabalho irá ajudar a optimizar o teu tempo de forma realista e a planificar a tua agenda. Depois terás apenas que fazer uma atualização das tarefas que vão surgindo.

Como Optimizar o Tempo?

A proposta inicial é “cronometrar” o tempo em relação às tuas tarefas pessoais e profissionais (aqui incluo o projeto criativo). Por exemplo, na vida pessoal, a nível familiar deves gerir o tempo que demoras a preparar-te de manhã, o tempo que demoras a preparar os teus filhos e levá-los à escola, a preparar o almoço, a dar um jeito à casa, entre outras coisas. Profissionalmente, e a nível do teu projeto deves gerir o tempo que demoras a produzir um produto, a preparar um artigo para o blog, a inventariar o que tens no atelier e todas as tarefas das diferentes áreas que o empreendedorismo criativo envolve.

Ou seja, o objetivo é tentar perceber qual o horário real que tens disponível para te dedicares ao teu projeto.

Em função da tua vida pessoal e de um possível emprego definirás o momento mais propicio para te dedicares ao teu projeto, ou seja, o momento que seja mais produtivo e eficiente. É preferível trabalhar 30 minutos dedicada a 100% do que 2 horas com a criançada à volta das pernas.

Por outro lado, ao saberes o tempo que dispões e a duração que precisas para produzir um produto, antecipas quantas encomendas consegues produzir num mês, sem esquecer os outros fatores que envolvem o teu projeto. Se no inicio do mês definires metas mensais, semanais e diárias ficas com uma visão mais clara daquilo que queres fazer.

É importante contar também com eventuais imprevistos e deixar uma margem de tempo para essas situações. Ter uma planificação muito apertada para além de nos deixar sob pressão e retirar o prazer da realização do produto pode fazer derrapar todas as encomendas seguintes e o mais importante é ficarmos satisfeitas com aquilo que conseguimos realizar.

Como Planificar a Agenda?

Existem muitas formas de se organizar, seja através de agendas, calendários, listas, planificadores, telemóvel. Deves escolher o método com o qual mais se identificas e não usar vários meios para depois não correres o risco de te esquecer de alguma coisa.

Existem muitas APP que permitem a organização e gestão do tempo. Pessoalmente continuo a preferir a minha agenda em papel do que a tecnologia. A minha agenda é da Girly Thing, uma empreendedora à maneira. Gosto muito desta agenda porque inclui um planeamento mensal para além de folhas para anotações. Entretanto a Girly Thing lançou uns Planners espetaculares e que serão mais uma ajuda aqui no atelier. Ao visitares o site da Girly Thing poderás usufruir gratuitamente do calendário da quarentena para o mês de Maio. Aconselho a darem uma vista de olhos.

Voltando ao assunto, quando fazemos o planeamento da nossa agenda devemos fazer uma lista de coisas a fazer mas com apenas 2 a 4 atividades para não desmotivar. As tarefas deverão ser ordenadas da seguinte forma:

É importante definir uma estratégia para as tarefas mais aborrecidas caso contrário terás tendência para adiar a sua concretização. Eu pessoalmente não gosto nada de ir aos CTT, então optei por escolher dois dias da semana para fazer o envio das encomendas. O mesmo acontece quando tenho que colocar os produtos na loja online. Entre fotos, descritivos, cotações e variedades parece que nunca mais termino a tarefa, por isso também optei por escolher um dia para organizar todos os produtos e coloca-los à venda.

As ferramentas de comunicação como o Blog ou o E-mail são tarefas que ocupam muito o nosso tempo e também devem ser realizadas de forma organizada. Criar conteúdo de qualidade ou responder aos e-mails requer muita disponibilidade da nossa parte e para não cometermos erros ou interromper processos de criação é necessário ter uma rotina para gerir estas ferramentas. Mas prometo futuramente dar-te algumas dicas de organização relativamente a este assunto.

Espero ter ajudado e não te esqueças, é essencial não colocar a nossa vida pessoal de parte mas saber conjugar os 2 mundos, tudo o que gira à nossa volta é uma fonte de inspiração para o empreendedor criativo.